Es ist ein ganz normaler Dienstagnachmittag auf Ihrer Baustelle. Die Kolonnen arbeiten, der Kran dreht sich, und plötzlich stehen zwei Beamte der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) am Bautor und fordern Zutritt. Jetzt zählt jede Minute: Können Sie die geforderten Unterlagen vorlegen, oder wird es teuer?

Kontrollen durch die FKS, die dem Zoll untersteht, haben in den letzten Jahren massiv zugenommen. Allein im Jahr 2024 führte die FKS bundesweit über 50.000 Arbeitgeberprüfungen durch, ein erheblicher Teil davon auf Baustellen. Die Baubranche gilt als eine der am stärksten von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung betroffenen Branchen und steht deshalb unter besonderer Beobachtung.

Kurz zusammengefasst: Bei einer FKS-Kontrolle auf der Baustelle müssen Sie für jeden Mitarbeiter Personalausweis, Sozialversicherungsausweis und Arbeitszeitnachweise vorlegen können. Die Rechtsgrundlage ist § 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG). Für Nachunternehmer brauchen Sie zusätzlich Gewerbeanmeldung, SOKA-BAU-Bescheinigung und ein aktuelles Nachunternehmerverzeichnis. Fehlende Dokumente können Bußgelder bis 500.000 Euro nach sich ziehen (MiLoG § 21 Abs. 3).

Dieser Artikel erklärt Ihnen, welche Dokumente Sie bei einer FKS-Kontrolle auf der Baustelle bereithalten müssen, welche Gesetze relevant sind und wie Sie sich optimal vorbereiten.

Was ist die FKS und warum kontrolliert sie Baustellen?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit ist eine Sondereinheit der Bundeszollverwaltung. Ihre Aufgaben sind im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) geregelt. Gemäß SchwarzArbG § 2 Abs. 1 prüft die FKS unter anderem:

Ob Arbeitnehmer ordnungsgemäß zur Sozialversicherung gemeldet sind (SchwarzArbG § 2 Abs. 1 Nr. 1)
Ob der gesetzliche Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) gezahlt wird
Ob Branchenmindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) eingehalten werden
Ob ausländische Arbeitnehmer über gültige Arbeitserlaubnisse verfügen
Ob Sozialabgaben korrekt abgeführt werden
Ob die Arbeitszeitdokumentation den gesetzlichen Anforderungen entspricht

Die Baubranche unterliegt gemäß SchwarzArbG § 2a einer besonderen Prüfzuständigkeit. Das bedeutet: FKS-Beamte können jederzeit und ohne Vorankündigung Baustellen betreten und Kontrollen durchführen (SchwarzArbG § 3).

Welche Dokumente verlangt die Zollprüfung auf der Baustelle?

Die gesetzlichen Grundlagen für die Mitführungspflichten finden sich in MiLoG § 17 und AEntG § 19. Folgende Unterlagen sollten auf der Baustelle jederzeit verfügbar sein:

1. Personaldokumente der Beschäftigten

Personalausweise oder Reisepässe aller auf der Baustelle tätigen Personen (Originalausweise oder beglaubigte Kopien)
Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse für Beschäftigte aus Drittstaaten
A1-Bescheinigungen für entsandte Arbeitnehmer aus EU-Mitgliedstaaten (Nachweis der Sozialversicherung im Heimatland)

2. Arbeitszeitdokumentation

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes einzelnen Beschäftigten
Diese Aufzeichnungen müssen gemäß MiLoG § 17 Abs. 1 spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erstellt werden
Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (MiLoG § 17 Abs. 2)

3. Nachunternehmer-Dokumentation

Nachunternehmerverzeichnis mit allen auf der Baustelle tätigen Subunternehmen
Einsatzpläne mit Zuordnung der Arbeitnehmer zu den jeweiligen Unternehmen
Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkassen (SOKA-BAU)
Gewerbeanmeldung und Handelsregisterauszug der Nachunternehmer

4. Lohn- und Vergütungsunterlagen

Lohnabrechnungen der letzten Monate
Arbeitsverträge (insbesondere Angaben zu Lohnhöhe und Arbeitszeit)
Nachweis über die Einhaltung des Branchenmindestlohns Bau gemäß AEntG

Checkliste: Dokumente für die FKS-Kontrolle

Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre Baustelle auf eine mögliche Kontrolle vorzubereiten:

Personalausweise/Pässe aller Beschäftigten auf der Baustelle verfügbar
A1-Bescheinigungen für EU-entsandte Arbeitnehmer vorhanden
Arbeitserlaubnisse für Drittstaatsangehörige gültig und griffbereit
Arbeitszeitaufzeichnungen aktuell und vollständig (Beginn, Ende, Dauer)
Arbeitsverträge aller Beschäftigten einsehbar
Lohnabrechnungen der letzten Monate vorhanden
Nachunternehmerverzeichnis vollständig und aktuell
SOKA-BAU-Bescheinigungen der Subunternehmer gültig
Gewerbeanmeldungen der Nachunternehmer kopiert
Baustellenordnung mit Ansprechpartnern ausgehängt

Wie läuft eine FKS-Kontrolle auf der Baustelle ab?

Eine typische Kontrolle läuft in fünf Schritten ab:

Betreten der Baustelle: Die FKS-Beamten weisen sich aus und betreten die Baustelle. Sie sind berechtigt, Geschäftsräume und Baustellen während der Arbeitszeit ohne Durchsuchungsbeschluss zu betreten (SchwarzArbG § 3).
Befragung der Beschäftigten: Die Beamten befragen einzelne Arbeitnehmer zu ihrem Arbeitgeber, ihrer Tätigkeit, Arbeitszeit und Entlohnung. Jede Person auf der Baustelle ist zur Auskunft verpflichtet.
Dokumentenprüfung: Es werden Personalausweise kontrolliert und die oben genannten Unterlagen angefordert.
Abgleich und Plausibilitätsprüfung: Die Beamten gleichen die Angaben der Beschäftigten mit den vorgelegten Dokumenten ab.
Protokollierung: Alle Feststellungen werden protokolliert. Bei Verstößen werden Ermittlungsverfahren eingeleitet.

Welche Strafen drohen bei fehlenden Dokumenten?

Die Konsequenzen bei Verstößen sind erheblich und können ein Unternehmen existenziell bedrohen:

Bußgelder

Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen: Bis zu 30.000 Euro pro Verstoß gemäß MiLoG § 21 Abs. 1 Nr. 7
Unterschreitung des Mindestlohns: Bis zu 500.000 Euro gemäß MiLoG § 21 Abs. 3
Beschäftigung ohne Arbeitserlaubnis: Bis zu 500.000 Euro gemäß AufenthG § 404 Abs. 2
Fehlende Anmeldung zur Sozialversicherung: Bis zu 25.000 Euro plus Nachzahlung der Beiträge

Weitere Konsequenzen

Ausschluss von öffentlichen Aufträgen gemäß GWB § 123 bei schwerwiegenden Verstößen
Strafrechtliche Verfolgung bei Vorsatz (Freiheitsstrafe bis zu zehn Jahre bei organisierter Schwarzarbeit nach StGB § 266a)
Nacherhebung von Sozialversicherungsbeiträgen für bis zu 30 Jahre in die Vergangenheit
Gewerbeuntersagung in besonders schweren Fällen

Was müssen Generalunternehmer bei Nachunternehmern beachten?

Als Generalunternehmer haften Sie gemäß AEntG § 14 wie ein Bürge für die Einhaltung des Mindestlohns durch Ihre Nachunternehmer. Wenn Ihr Subunternehmer seinen Arbeitnehmern zu wenig zahlt, können Sie dafür in Anspruch genommen werden.

Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, auch die Dokumentation Ihrer Nachunternehmer sorgfältig zu prüfen und vorzuhalten. Fordern Sie regelmäßig aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen an und dokumentieren Sie die auf Ihrer Baustelle eingesetzten Arbeitnehmer der Subunternehmen.

Praxistipps: So bereiten Sie sich optimal vor

Baustellenordner anlegen: Führen Sie für jede Baustelle einen Ordner (physisch oder digital) mit allen relevanten Dokumenten.
Tägliche Anwesenheitsliste: Erfassen Sie täglich alle auf der Baustelle anwesenden Personen mit Name, Firma und Tätigkeit.
Arbeitszeiterfassung digitalisieren: Papierbasierte Stundenzettel gehen verloren und sind oft unvollständig. Eine digitale Arbeitszeiterfassung schafft rechtssichere Dokumentation.
Nachunternehmer vorab prüfen: Verlangen Sie vor Arbeitsbeginn alle erforderlichen Nachweise und speichern Sie diese zentral.
Mitarbeiter informieren: Schulen Sie Ihre Beschäftigten, wie sie sich bei einer Kontrolle verhalten sollen. Jeder sollte wissen, wo seine Dokumente aufbewahrt werden.

So löst Rappo dieses Problem

Eine FKS-Kontrolle wird dann zum Problem, wenn Dokumente fehlen, veraltet oder nicht auffindbar sind. Rappo ist eine Progressive Web App für digitale Baustellendokumentation, spezialisiert auf Unternehmen der Bahn-Infrastruktur. So hilft Rappo bei einer Zollprüfung:

Digitale Arbeitszeiterfassung: Jeder Tagesbericht in Rappo erfasst Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen. Damit erfüllen Sie automatisch die Aufzeichnungspflichten nach MiLoG § 17.
Sofortiger Zugriff: Alle Tagesberichte sind jederzeit digital abrufbar, ob auf dem Smartphone des Poliers oder im Büro des Bauleiters. Bei einer Kontrolle können Sie die geforderten Nachweise in Sekunden vorlegen.
Lückenlose Dokumentation: Rappo macht fehlende Berichte sofort sichtbar. So vermeiden Sie Dokumentationslücken, bevor die FKS sie findet.
Projekt- und Mitarbeiterzuordnung: Jeder Bericht ist einem Projekt und einem Mitarbeiter zugeordnet. Sie sehen auf einen Blick, wer wann auf welcher Baustelle gearbeitet hat.
Revisionssichere Speicherung: Einmal freigegebene Berichte können nicht mehr verändert werden. Das schafft Vertrauen bei Prüfern und erfüllt die Anforderungen an eine datenschutzkonforme Dokumentation.

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Häufige Fragen

Kann die FKS ohne Vorankündigung auf meine Baustelle kommen?

Ja. Gemäß SchwarzArbG § 3 dürfen FKS-Beamte Baustellen jederzeit während der Arbeitszeit ohne Vorankündigung und ohne Durchsuchungsbeschluss betreten. Die Baubranche unterliegt nach SchwarzArbG § 2a einer besonderen Prüfzuständigkeit.

Welche Bußgelder drohen bei einer Zollprüfung auf der Baustelle?

Die Bußgelder variieren je nach Verstoß: Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen kosten bis zu 30.000 Euro pro Fall (MiLoG § 21). Unterschreitung des Mindestlohns wird mit bis zu 500.000 Euro geahndet. Bei organisierter Schwarzarbeit drohen Freiheitsstrafen bis zu zehn Jahren.

Muss ich auch Dokumente meiner Subunternehmer vorlegen?

Ja. Als Generalunternehmer haften Sie gemäß AEntG § 14 wie ein Bürge für die Einhaltung des Mindestlohns durch Ihre Nachunternehmer. Sie sollten daher Gewerbeanmeldung, SOKA-BAU-Bescheinigung und ein aktuelles Nachunternehmerverzeichnis jederzeit griffbereit haben.

Wie schnell muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen erstellen?

Gemäß MiLoG § 17 Abs. 1 müssen Arbeitszeitaufzeichnungen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erstellt werden. In der Praxis empfiehlt sich die tagesaktuelle Erfassung, da bei einer FKS-Kontrolle die Unterlagen sofort verfügbar sein müssen.

Zollprüfung auf der Baustelle: Welche Dokumente Sie bereithalten müssen