Schritt 7 von 8 im Einrichtungsweg · Vorher: Zeiterfassung auswerten · Danach: Exportieren für Prüfungen

Auf einen Blick: Das Büro trägt Urlaub, Krankheit, Fortbildung und sonstige Abwesenheiten unter Zeiterfassung → Zeit-Auswertung ein — ganze Tage, ohne Genehmigungsstufe. Jeder Werktag einer Abwesenheit schreibt die Tages-Sollzeit gut, damit eine Urlaubswoche im Saldo nicht wie ein Minus aussieht. Am Wandtablet steht die Abwesenheit unter dem Namen, gestempelt werden kann trotzdem.

Wofür das gedacht ist

Ohne eingetragene Abwesenheit sieht eine Urlaubswoche im Saldo wie eine Woche Minus aus: Soll acht Stunden am Tag, erfasst nichts. Rappo führt deshalb neben der gestempelten Zeit ein zweites Feld: Abwesenheitstage. Es wird nichts gestempelt und nichts berechnet — nur eine Aussage des Büros, dass jemand an bestimmten Tagen aus einem bestimmten Grund nicht da war. Diese Aussage reicht, um den Saldo richtig zu halten und am Wandtablet sichtbar zu machen, warum ein Name fehlt.

Schritt 1: Abwesenheit eintragen

Dialog Abwesenheit eintragen mit Mitarbeiter, Art, Zeitraum und Notiz

Unter Zeiterfassung → Zeit-Auswertung steht oben rechts der Knopf „Abwesenheit eintragen“. Die Seite ist ausschließlich für die Personalabteilung sichtbar — Bauleiter und Monteure sehen sie nicht, weil hier für andere Personen eingetragen wird.

Der Dialog fragt vier Dinge ab:

Mitarbeiter — aus der Liste der Organisation.
Art — Urlaub, Krankheit, Fortbildung oder Sonstiges.
Von / Bis — ganze Tage, einschließlich. Ein einzelner Tag hat gleiches Von und Bis; ändert man den Beginn, zieht das Ende automatisch mit.
Notiz — bei Urlaub, Krankheit und Fortbildung freiwillig, bei Sonstiges Pflicht mit mindestens drei Zeichen. Ohne Notiz ist ein „Sonstiges“-Eintrag drei Monate später für niemanden mehr nachvollziehbar.

Halbe Tage gibt es nicht. Die Eingabe ist bewusst grob: Ein Urlaubstag, eine Krankmeldung, ein Schulungstermin sind fast immer ganze Tage, und ein zusätzliches Feld für den Sonderfall würde die Eingabe für alle anderen Fälle verlangsamen.

Ein Eintrag gilt sofort. Anders als beim Berichts-Workflow gibt es keine zweite Genehmigungsstufe — die Abstimmung, ob der Urlaub passt, findet vorher im Gespräch statt, nicht im System.

Die fünf Arten

Urlaub — auf den Kacheln am Wandtablet blau.
Krankheit — rot, meldet sich am selben Tag oder rückwirkend.
Fortbildung — erscheint am Wandtablet als „Schulung“.
Sonstiges — Behördengang, Beerdigung, Umzugstag: alles, was keine eigene Kategorie verdient. Erscheint am Wandtablet als „Abwesend“, verlangt im Dialog eine kurze Erklärung.
Freizeitausgleich — abgefeierte Überstunden. Die einzige Art, die die Sollzeit nicht gutschreibt: Der Tag bleibt bei minus einem Tages-Soll, und genau das ist der Abbau auf dem Überstundenkonto. Eine zweite Buchung dafür braucht es nicht.

Für die Berechnung von Soll und Saldo macht die Art in vier von fünf Fällen keinen Unterschied: Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Sonstiges schreiben den Tag gleich gut. Freizeitausgleich ist die Ausnahme und schreibt bewusst nichts gut — wer Überstunden abfeiert, hat an diesem Tag ein Soll, keine Arbeit und keinen Anspruch auf Gutschrift.

Auswirkung auf Soll und Saldo

Der Saldo eines Tages ist erfasste Zeit plus Abwesenheits-Gutschrift minus Soll. An einem gewöhnlichen Werktag mit Abwesenheit ist die Gutschrift genau die Tages-Sollzeit — der Tag geht mit null in den Saldo ein, weder Plus noch Minus. Eine Urlaubswoche verändert den Überstundensaldo also nicht.

Zwei Ausnahmen, beide mit Absicht:

Wochenende. Samstag und Sonntag haben ohnehin kein Soll. Eine dort gebuchte Abwesenheit schreibt nichts gut — sonst entstünde Guthaben aus einem Tag, an dem sowieso frei war.
Trotzdem gestempelt. Wird an einem Abwesenheitstag zusätzlich gearbeitet — kurzer Einsatz aus dem Urlaub, halber Tag vor der Krankmeldung —, zählt die gestempelte Zeit oben drauf. Sie wurde tatsächlich geleistet, und sie dem Monteur wegzurechnen wäre eine Bevormundung, die Rappo bewusst nicht vornimmt. Der Tag kann dadurch sogar ins Plus rutschen.

In der Tagesliste der Zeit-Auswertung steht jeder Abwesenheitstag mit Art und Notiz direkt neben dem Datum, damit ein Saldo von null nicht wie ein vergessener Stempel aussieht, sondern erkennbar als Urlaub oder Krankheit.

Was am Wandtablet passiert

Namensraster am Wandtablet mit Kacheln für Urlaub und Krank unter dem Namen

Wer an einem Tag als abwesend gebucht ist, bekommt eine Kachel mit Art unter dem Namen — „Urlaub“, „Krank“, „Schulung“ oder „Abwesend“. Der Anlass war ein echter Fall beim Pilotkunden: In der Fertigung wusste jemand nicht, dass ein Kollege krank gemeldet war. Die Information stand in Rappo, nur nicht dort, wo die Leute hinschauen.

Die Kachel wird nur dann abgedunkelt, wenn die Person abwesend und nicht eingestempelt ist. Stempelt jemand trotz Krankmeldung — weil er kurz vorbeikommt oder es sich anders überlegt hat —, bleibt die Kachel normal hell, zeigt weiterhin „Krank“ und lässt sich ganz normal antippen. Rappo sperrt niemanden aus, der trotz Abwesenheit da ist. Es zeigt beides gleichzeitig — die gebuchte Abwesenheit und die laufende Uhr — und überlässt die Bewertung dem Büro.

Ändern und Löschen

Einen Eintrag lässt sich nicht bearbeiten, nur löschen und neu anlegen. In der Tagesliste steht bei jedem Abwesenheitstag der Knopf „Abwesenheit entfernen“; danach zählt der Tag wieder als Soll ohne Gutschrift, und mit „Abwesenheit eintragen“ lässt sich der korrigierte Zeitraum neu erfassen.

Zwei Einträge für dieselbe Person am selben Tag lehnt Rappo ab — Überschneidungen sind fast immer ein Versehen, und ein Tag darf im Saldo nur einmal gutgeschrieben werden. Wer den Zeitraum eines Urlaubs verlängern will, löscht den vorhandenen Eintrag zuerst und trägt danach den ganzen, neuen Zeitraum ein.

Wer das pflegt

Eintragen, ändern und löschen kann ausschließlich die Personalabteilung (HR-Admin). Der Knopf und die ganze Seite sind für Bauleiter und Monteure nicht sichtbar. Am Wandtablet sieht das ganze Team die gebuchten Abwesenheiten aller Kollegen an diesem Gerät — dort ist keine Anmeldung nötig, ein Wandtablet zeigt grundsätzlich, wer gerade da ist.

Für die eigene Abwesenheit gibt es in der Monteurs-Oberfläche derzeit keine Ansicht. Wer wissen will, ob und wie ein Urlaub eingetragen ist, fragt im Büro nach oder sieht es am Wandtablet, sobald der Tag begonnen hat.

Was Rappo nicht ist. Es gibt keinen Urlaubsantrag, keine Genehmigung durch den Bauleiter und keine Verwaltung von Resturlaub oder Jahreskontingent. Ein Eintrag ist eine reine Buchung durchs Büro, sofort gültig. Wer Urlaubsansprüche gegenrechnen muss, macht das weiterhin außerhalb von Rappo.

Häufige Fragen

Zählt ein Krankheitstag am Wochenende mit?

Er lässt sich eintragen, verändert aber nichts. Samstag und Sonntag haben kein Soll, also gibt es dort auch keine Gutschrift — der Tag steht neutral mit null in der Liste.

Was, wenn zwei Personen sich für dieselbe Abwesenheit gegenseitig vertreten haben und beide fehlen?

Jede Person bekommt einen eigenen Eintrag. Es gibt keine Sammelbuchung für mehrere Mitarbeiter auf einmal — bei drei gleichzeitig abwesenden Kollegen sind das drei Klicks im Dialog.

Kann ein Bauleiter eine Krankmeldung selbst eintragen, wenn das Büro gerade nicht erreichbar ist?

Nein. Nur HR-Admin darf Abwesenheiten anlegen oder löschen. Bauleiter sehen die Seite gar nicht.

Wo sehe ich, wie viele Urlaubstage ein Monteur diesen Monat hatte?

In der Zeit-Auswertung, in der Detailansicht einer Person: Dort steht die Anzahl der Abwesenheitstage je Art für den gewählten Zeitraum, direkt neben dem Saldo.

Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten eintragen