Ausstempeln vergessen: Zeit nachtragen und freigeben
Auf einen Blick: Wer das Ausstempeln vergisst, trägt die Feierabendzeit am nächsten Morgen selbst am Tablet nach — daraus wird ein Antrag, den das Büro freigibt. Rappo erfindet dabei nie eine Endzeit: Bis zur Freigabe steht der Tag sichtbar offen und zählt nicht mit.
Warum es den Zeitnachtrag gibt
Ausstempeln wird vergessen — das passiert in jedem Betrieb. Ohne Gegenmaßnahme hätte das zwei unangenehme Folgen: Der Monteur käme am nächsten Morgen nicht mehr zum Einstempeln, weil noch eine Erfassung läuft. Und irgendwann müsste jemand eine Uhrzeit erfinden, damit der Tag abgerechnet werden kann.
Rappo löst beides getrennt:
- Nach 16 Stunden gibt Rappo eine noch offene Erfassung frei. Der Monteur kann sofort wieder normal stempeln.
- Eine Endzeit wird dabei nicht geschrieben. Der Tag bleibt sichtbar unvollständig, bis ein Mensch sagt, wann Feierabend war.
Die 16 Stunden sind bewusst eine Dauer und kein fester Zeitpunkt: Im Bahnbau wird in nächtlichen Sperrpausen gearbeitet, und „alles um Mitternacht beenden“ würde echte Schichten mitten durchschneiden. 16 Stunden liegen deutlich über jedem zulässigen Arbeitstag — § 3 ArbZG deckelt ihn bei 10 — und geben einen vergessenen Montag trotzdem frei, bevor der Monteur am Dienstag vor dem Tablet steht.
Schritt 1: Der Hinweis am Tablet
Beim nächsten Anmelden mit der PIN steht der offene Tag ganz oben, mit Datum und dem Knopf Nachtragen. Er verschwindet erst, wenn der Tag geregelt ist — ein vergessener Feierabend geht so nicht unter.
Das Einstempeln für den neuen Tag ist davon unabhängig möglich. Wer es eilig hat, stempelt zuerst ein und trägt später nach.
Schritt 2: Feierabendzeit eingeben
Der Bildschirm nennt den Tag und den Arbeitsbeginn, der tatsächlich gestempelt wurde — im Beispiel Montag, 17.08., begonnen um 07:12. Gefragt ist nur eine Angabe: Wann war Feierabend?
Die Uhrzeit wird vierstellig eingetippt, also 1430 für 14:30. Erst wenn vier Ziffern stehen und eine gültige Uhrzeit ergeben, wird der Bestätigungsknopf blau.
Nachtschicht: Liegt die eingegebene Uhrzeit vor dem Arbeitsbeginn, ordnet Rappo sie automatisch dem Folgetag zu. Wer um 22:00 angefangen und um 06:00 aufgehört hat, gibt einfach 0600 ein.
Mehr als 24 Stunden werden abgelehnt. Dann stimmt etwas Grundsätzliches nicht, und der Fall gehört ins Büro statt in ein Eingabefeld.
Schritt 3: Der Antrag liegt im Büro
Nach dem Absenden bestätigt der Kiosk: Antrag ist im Büro. Die Zeit wird nach der Freigabe gutgeschrieben.
Ab jetzt steht der Tag nur noch klein unter den Knöpfen: Mo., 17.08.: Antrag liegt im Büro. Das ist Absicht — solange nichts zu tun ist, soll die Meldung nicht jeden Morgen erneut Aufmerksamkeit ziehen.
Je Tag kann nur ein Antrag offen sein. Ein zweiter Versuch wird abgewiesen, damit nicht zwei widersprechende Zeiten im Büro landen.
Das Büro bekommt sofort eine E-Mail — an alle Personen mit der Rolle Büro (HR) oder Bauleiter. Darin stehen Name, Tag, gestempelter Beginn, beantragtes Ende und die Notiz, dazu ein Link direkt in die Auswertung. Zusätzlich erscheint eine Benachrichtigung in Rappo selbst.
Schritt 4: Freigeben im Büro
Unter Zeiterfassung → Auswertung stehen offene Anträge ganz oben — vor den Filtern, weil sie eine Aufgabe sind und kein Bericht. Sind keine offen, erscheint die Liste gar nicht.
Jede Zeile zeigt, was zur Entscheidung nötig ist: wer, welcher Tag, gestempelter Beginn, beantragtes Ende, die daraus folgende Bruttodauer und das Projekt. Im Beispiel 17.08., 07:12 bis 17.08., 14:30 · brutto 07:18 · Halle Nord.
- Freigeben schreibt die Endzeit auf den Tag, summiert gestempelte Pausen, bewertet die Arbeitszeitregeln neu und vermerkt, wer entschieden hat. Erst jetzt zählt die Zeit in Auswertung und Export.
- Neu eintragen lassen lehnt den Antrag ab und lässt den Tag offen. Sinnvoll, wenn die Zeit nicht stimmt — der Monteur bekommt den Tag am Tablet wieder angeboten und kann ihn erneut eintragen.
- Tag verwerfen lehnt den Antrag ab und schließt den Tag. Sinnvoll, wenn an dem Tag gar nichts war. Der Tag zählt danach nirgends mit, bleibt aber in der Historie erhalten — gelöscht wird nichts.
Warum es dafür zwei Knöpfe gibt. Hinter „Ablehnen“ stecken zwei verschiedene Entscheidungen: „die Zeit stimmt nicht, trag sie nochmal ein“ und „da war nichts“. Früher gab es nur den ersten Fall. Wer den zweiten meinte, ließ den Tag ungewollt offen — der Monteur bekam ihn am nächsten Morgen wieder angeboten, stellte denselben Antrag, und im Büro landete wieder eine Nachricht. Deshalb sagt jeder Knopf jetzt, was danach passiert.
Wer entscheiden darf, hängt vom Genehmigungsweg der Firma ab: Das Büro (HR) entscheidet immer. Ist eine Bauleiter-Stufe eingerichtet, darf auch der Bauleiter freigeben.
Was dabei bewusst nicht passiert
Keine erfundene Endzeit. Rappo trägt beim Freigeben eines vergessenen Tages nichts von sich aus ein. Eine plausibel aussehende Uhrzeit wäre gegenüber einer Prüfung wertlos — und gegenüber dem Monteur unfair, weil sie in beide Richtungen falsch sein kann.
Keine gerechnete Pause. Auch beim Nachtrag wird keine Pause ergänzt oder abgezogen. Gezählt wird, was gestempelt wurde. Sollen Pausen nachgetragen werden, korrigiert das Büro den Tag in der Auswertung — und zwar mit Begründung, die im Protokoll landet.
Kein stiller Eingriff. Solange der Antrag offen ist, ist die Zeiterfassung unverändert. Der Antrag ist eine Bitte, keine Buchung.
Häufige Fragen
Ich habe die falsche Uhrzeit eingetragen. Was nun?
Solange das Büro nicht entschieden hat, hilft nur eine Absprache: Der Antrag lässt sich am Tablet nicht zurückziehen. Das Büro kann ihn ablehnen, danach ist ein neuer Antrag möglich. Ist er bereits freigegeben, korrigiert das Büro den Tag direkt in der Auswertung.
Warum kann ich meinen Tag nicht selbst freigeben?
Weil eine nachträglich eingetragene Arbeitszeit ohne Gegenprüfung kein Nachweis ist. Die Trennung — einer meldet, ein anderer gibt frei — ist genau das, was die Aufzeichnung belastbar macht.
Der Tag taucht gar nicht als offen auf.
Dann liegen noch keine 16 Stunden zwischen Arbeitsbeginn und jetzt. Bis dahin gilt die Erfassung als laufend, und der Tag lässt sich ganz normal mit Ausstempeln beenden.
Zählt die Zeit rückwirkend für die Woche?
Ja. Nach der Freigabe gehört der Tag ganz normal zum Zeitraum, in dem er stattgefunden hat — einschließlich Wochen- und Monatssaldo.
Was ist, wenn jemand den Antrag nie stellt?
Dann bleibt der Tag offen und ohne Stunden. Er fällt im Büro auf, weil in der Tagesliste eine Lücke steht. Das Büro kann die Zeit auch ohne Antrag direkt eintragen — mit Begründung im Protokoll.
Verwandte Begriffe
Quellen & Nachweise
- § 3 ArbZG — Arbeitszeit der Arbeitnehmer — Bundesministerium der Justiz
- § 16 ArbZG — Aushang und Arbeitszeitnachweise — Bundesministerium der Justiz
- § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz