Zeiterfassung auswerten in Rappo: Überstunden, Korrekturen und Abwesenheiten

Die ganze Ansicht auf einen Blick. Die einzelnen Schritte stehen weiter unten — wer nur schnell nachschlagen will, wo etwas zu finden ist, braucht nur dieses Bild.

Wer sieht was?

Rappo trennt die eigene Zeiterfassung von der Auswertung:

• Zeiterfassung — jeder Mitarbeiter startet und stoppt hier seine Arbeitszeit und sieht darunter ausschließlich seine eigenen Einträge. Das gilt auch für Kolleginnen und Kollegen aus dem Büro, die selbst HR-Rechte haben.
• Zeiterfassung → Auswertung — nur für HR. Hier stehen die Zeiten aller Mitarbeiter, mit Namen, Soll-Ist-Vergleich und den Korrekturmöglichkeiten.

Wer die Auswertung ohne HR-Rolle aufruft, bekommt einen Hinweis statt der Daten.

Was ganz oben steht, bevor Sie filtern

Über den Filtern stehen vier Blöcke, weil sie Aufgaben sind und keine Auswertung. Ist nichts davon offen, erscheinen sie gar nicht. Die offenen Zeitnachträge sind in der eigenen Anleitung Zeit nachtragen beschrieben; die drei übrigen hier:

Wer gerade eingestempelt ist

Eine Zeile nennt die Zahl der Personen, die gerade eingestempelt sind, und daneben, wie viele heute abwesend gemeldet sind. Ein Klick auf Wer genau zeigt Namen, Beginn und Projekt. Die Anzeige frischt sich von selbst auf.

Das beantwortet die Frage „wer ist heute da?“, die aus der Tagesliste allein nicht zu beantworten ist: Dort erscheint ein Tag erst, wenn er abgeschlossen ist.

Der Wochenüberblick

Ist, Soll und Saldo je Person für die laufende Woche, dazu drei Zähler: Tage ohne gestempelte Pause, offene Tage und wartende Anträge. Mit den Pfeilen lässt sich eine Woche zurückblättern.

„Ohne Pause“ zählt Tage über sechs Stunden, an denen keine Pause gestempelt wurde. Das ist eine Lücke im Nachweis — und ausdrücklich keine Aussage darüber, ob eine Pause gemacht wurde. Diese Unterscheidung kann Rappo aus den Daten nicht treffen, also trifft es sie auch nicht.

Wer keine hinterlegte Arbeitszeit hat, bekommt bei Soll und Saldo einen Strich statt einer 0 und fällt aus den Summen heraus.

Offene Tage

Tage, an denen jemand eingestempelt und nie wieder ausgestempelt hat. Sie zählen nirgends mit, solange sie offen sind, und sie tauchen in der Tagesliste unten nicht auf — deshalb stehen sie hier. Zwei Wege hinaus:

• Zeit nachtragen — der Tag wird abgeschlossen und zählt normal mit.
• Tag verwerfen — der Tag zählt nirgends mit. Eine Begründung ist Pflicht und landet im Protokoll. Gelöscht wird nichts: Dass jemand eingestempelt hat, bleibt nachvollziehbar.

Darunter fallen auch Tage, die noch als „läuft“ geführt werden, weil die Person seitdem nicht mehr am Tablet war — bei Krankheit oder Urlaub kann das Wochen dauern.

Schritt 1: Zeitraum und Mitarbeiter wählen

Beim Öffnen steht der Zeitraum auf dem laufenden Kalendermonat — dem üblichen Abrechnungszeitraum. Ohne Auswahl eines Mitarbeiters zeigt die Übersicht eine Zeile pro Person.

Damit lässt sich in einem Blick erkennen, wo etwas nicht stimmt: Anna Berger liegt mit +4,25 h im Plus, Jonas Weber mit −0,75 h knapp darunter, Sabine Krause als Teilzeitkraft punktgenau auf ihrem Soll. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Einzelansicht dieser Person.

Schritt 2: Die vier Kennzahlen richtig lesen

• Soll — die vertragliche Arbeitszeit im Zeitraum, aus den hinterlegten Arbeitszeiten der Person. Bei einer gleichmäßigen Woche verteilt Rappo die Wochenstunden auf Montag bis Freitag; bei 40 Wochenstunden sind das 8 Stunden je Werktag. Ist eine eigene Verteilung hinterlegt, zählt der jeweilige Tageswert — etwa 5,5 Stunden für einen Freitag, oder 0 für einen freien Tag. Vor dem „Gültig ab“-Datum der Person entsteht kein Soll.
• Erfasst — die tatsächlich gestempelte Arbeitszeit, abzüglich gestempelter Pausen.
• Normalstunden — der Teil der erfassten Zeit, der das Soll deckt.
• Überstunden — alles darüber. Ein Minus bedeutet, dass das Soll im Zeitraum noch nicht erreicht ist.

Normalstunden und Überstunden ergeben zusammen wieder die erfasste Zeit — zwischen den beiden Töpfen kann keine Stunde verschwinden. Das ist wichtig, weil beide in der Lohnabrechnung unterschiedlich behandelt werden.

Zwei weitere Hinweise erscheinen bei Bedarf an dieser Stelle:

• „Gerechnet bis heute“ — reicht der gewählte Zeitraum in die Zukunft, entsteht für noch nicht vergangene Tage kein Soll. Sonst stünde Mitte des Monats ein gewaltiges Minus für Tage, die schlicht noch nicht stattgefunden haben.
• „keine Wochenstunden hinterlegt“ — ohne Vertragsstunden lässt sich kein Soll und damit keine Überstunde berechnen. Soll, Normalstunden und Überstunden stehen dann auf „—“. Die Wochenstunden werden in der Benutzerverwaltung gepflegt.

Schritt 3: Die einzelnen Tage prüfen

Unter den Kennzahlen steht jeder Tag einzeln. Der Saldo trägt ein Vorzeichen: ein langer Tag steht im Plus, ein kurzer im Minus, und beide gleichen sich über den Zeitraum aus. Die Summe aller Tagessalden ergibt genau die Überstundenzahl oben — dieselbe Zahl, nur feiner aufgelöst.

Zwei Sonderfälle sind in der Liste direkt erkennbar:

• Mehrere Erfassungen an einem Tag (im Beispiel Donnerstag, 06.08.) entstehen, wenn ein Mitarbeiter am Tablet das Projekt gewechselt hat. Der Tag zeigt die Gesamtspanne, darunter stehen die einzelnen Abschnitte mit ihrem jeweiligen Projekt.
• Abwesenheitstage tragen ein Etikett wie Urlaub und lassen sich an dieser Stelle auch wieder entfernen.

Schritt 4: Eine Zeit korrigieren oder löschen

Jede Zeile hat einen Knopf Bearbeiten und daneben ein Papierkorb-Symbol zum Löschen. Bei einem Tag mit mehreren Erfassungen sitzen die Knöpfe an der jeweiligen Zeit, damit klar ist, welcher Abschnitt gemeint ist.

Im Dialog stehen Beginn, Ende und Pause auf den erfassten Werten. Wer ein Feld nicht anfasst, ändert es nicht — es wird nichts vorgeschlagen und nichts gerechnet.

Der Grund der Korrektur ist Pflicht. Er wird zusammen mit dem alten und dem neuen Wert im Protokoll gespeichert. Eine Zeitkorrektur ohne nachvollziehbaren Vorzustand ist gegenüber einer Prüfung durch den Zoll wertlos — deshalb lässt Rappo sie nicht ohne Begründung zu. Auch das Löschen eines Tages verlangt einen Grund; der vollständige Datensatz bleibt im Protokoll erhalten.

Eine laufende Zeiterfassung lässt sich nicht korrigieren. Der Mitarbeiter muss erst ausstempeln.

Schritt 5: Urlaub, Krankheit und Fortbildung eintragen

Oben rechts öffnet + Abwesenheit eintragen den Dialog. Zur Auswahl stehen Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Sonstiges.

• Eingetragen werden ganze Tage. Für einen einzelnen Tag bleiben „Von“ und „Bis“ gleich.
• Jeder Werktag im Zeitraum wird mit der Tages-Sollzeit gutgeschrieben. Wochenenden bleiben ohne Gutschrift — sonst entstünde Guthaben aus Tagen, an denen ohnehin frei war.
• Bei Sonstiges ist eine kurze Erklärung Pflicht (etwa Behördengang oder Umzugstag). Ohne sie wäre der Eintrag nach ein paar Monaten nicht mehr einzuordnen.
• Überschneidet sich der Zeitraum mit einer bereits eingetragenen Abwesenheit, weist Rappo den Eintrag ab. Ein Tag kann nur einmal gutgeschrieben werden.

Ein Urlaub, der in der Zukunft liegt, erscheint in der Tagesliste, zählt aber erst mit, wenn der Tag erreicht ist.

Export für die Lohnabrechnung

Über CSV exportieren und Excel exportieren lässt sich der gefilterte Zeitraum herunterladen — entweder für alle Mitarbeiter oder für eine einzelne Person. Der Export enthält die erfassten Zeiten mit Datum, Beginn, Ende, Pause und Projekt und wird direkt im Browser erzeugt.

Was Rappo bewusst nicht tut

Rappo rechnet keine Pausen. Es wird keine Pause automatisch abgezogen, vorbefüllt oder geschätzt. In der Auswertung steht ausschließlich, was gestempelt oder vom Büro ausdrücklich eingetragen wurde. Eine nachträglich errechnete Pause würde dem Mitarbeiter Zeit wegnehmen, die er gearbeitet hat — und sie würde als Nachweis nichts belegen: § 4 Satz 3 Arbeitszeitgesetz verlangt nicht nur die Dauer, sondern auch die Lage der Ruhepause.

Aus demselben Grund meldet Rappo einen fehlenden Pausenhinweis nur dann, wenn tatsächlich eine Pause gestempelt und diese zu kurz war. Wurde gar keine gestempelt, ist damit nicht belegt, dass keine gemacht wurde. Die Höchstarbeitszeit von zehn Stunden nach § 3 ArbZG wird dagegen immer gemeldet — sie hängt allein an der Dauer.

Häufige Fragen

Warum sehe ich in meiner eigenen Zeiterfassung nicht die Zeiten der anderen?

Das ist so gewollt. Die Seite Zeiterfassung ist die persönliche Ansicht und zeigt nur die eigenen Einträge — auch mit HR-Rechten. Alle Zeiten mit Namen und Filter stehen unter Zeiterfassung → Auswertung.

Warum stehen bei einem Mitarbeiter bei Soll und Überstunden nur Striche?

Dann sind für ihn keine Wochenstunden hinterlegt. Ohne vertragliche Sollzeit lässt sich keine Überstunde berechnen. Rappo zeigt in diesem Fall bewusst keine Zahl, statt eine falsche auszuweisen. Die Wochenstunden werden in der Benutzerverwaltung ergänzt.

Warum ist der Saldo positiv, obwohl weniger erfasst wurde als das Soll?

Weil Abwesenheitstage die Sollzeit gutschreiben. Erfasste Zeit plus gutgeschriebene Abwesenheit ergibt den Vergleichswert zum Soll. Unter den Kennzahlen steht, wie viele Tage und Stunden das betrifft.

Warum hat ein Tag mehrere Zeilen?

Weil der Mitarbeiter an diesem Tag das Projekt gewechselt hat. Jeder Abschnitt wird auf sein eigenes Projekt gebucht, damit die Stunden dem richtigen Auftrag zugeordnet bleiben. In der Summe ergeben die Abschnitte den einen Arbeitstag.

Kann ich eine gelöschte Zeit wiederherstellen?

Nicht über die Oberfläche. Der vollständige Datensatz wird beim Löschen samt Begründung im Protokoll gespeichert und ist dort nachvollziehbar. Im Zweifel ist eine Korrektur der bessere Weg als das Löschen.

Ändert eine Korrektur den Hinweis zum Arbeitszeitgesetz?

Ja. Nach jeder Korrektur wird der Tag neu bewertet, damit gespeicherter Befund und tatsächliche Zeiten nicht auseinanderlaufen.

Verwandte Begriffe

• Stundenzettel
• Stundennachweise korrekt führen
• BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
• Rappo Anmeldung & Dashboard

Quellen & Nachweise

• § 3 ArbZG — Arbeitszeit der Arbeitnehmer — Bundesministerium der Justiz
• § 4 ArbZG — Ruhepausen — Bundesministerium der Justiz
• § 16 ArbZG — Aushang und Arbeitszeitnachweise — Bundesministerium der Justiz
• § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz

Weiterführende Artikel

• Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz: Dauer, Lage und Nachweis
• Arbeitszeiterfassung: Pflicht im Bau
• Zollprüfung auf der Baustelle: Welche Dokumente werden verlangt?
• Stundenzettel verloren: Was tun, wenn die Dokumentation fehlt?