Korrekt geführte Stundennachweise schützen Arbeitgeber vor Bußgeldern bei Zollkontrollen, bilden die Grundlage für eine rechtssichere Lohnabrechnung und ermöglichen die Projektkostenrechnung. Diese Anleitung richtet sich an Bauleiter, Vorarbeiter und Arbeitgeber im Baugewerbe, die für die Arbeitszeitdokumentation ihrer Mitarbeiter verantwortlich sind.

Voraussetzungen

Bevor ein System zur Stundenerfassung eingeführt wird, sollten folgende Fragen geklärt sein:

Welche Mitarbeiter sind erfasst? (Alle Arbeitnehmer, Teilzeitkräfte, Minijobber, entsandte Arbeitnehmer)
Welche Projekte / Kostenstellen werden geführt?
Welches Medium wird verwendet? (Papier, Excel, digitale App)
Wer ist für die Kontrolle und Genehmigung zuständig?
Wo werden die Aufzeichnungen aufbewahrt (inkl. Zugangssicherung)?

Die gesetzlichen Grundlagen der Aufzeichnungspflicht sind im Artikel Stundenzettel zusammengefasst.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Aufzeichnungsformular auswählen oder erstellen

Das Formular muss mindestens folgende Felder enthalten:

Name des Arbeitnehmers (vollständig wie im Arbeitsvertrag)
Datum
Arbeitsbeginn (Uhrzeit)
Arbeitsende (Uhrzeit)
Pausendauer (in Minuten oder als Uhrzeitangabe)
Nettostunden (Gesamtstunden minus Pause)
Unterschrift Arbeitnehmer

Empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben: Projektnummer, Tätigkeitsbeschreibung, Unterschrift Vorgesetzter. Diese Zusatzfelder erhöhen den betrieblichen Nutzen erheblich.

Schritt 2: Tägliche Erfassung sicherstellen

Stundennachweise müssen täglich oder spätestens innerhalb von sieben Tagen nach dem abzurechnenden Zeitraum erstellt werden (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Folgende Maßnahmen helfen, die Tagesaktualität sicherzustellen:

Formulare oder App direkt am Einsatzort bereithalten
Vorarbeiter als erste Anlaufstelle zur Kontrolle der Vollständigkeit benennen
Tägliche kurze Prüfung: Sind alle anwesenden Mitarbeiter erfasst?
Bei digitalen Systemen: Erinnerungsbenachrichtigungen vor Arbeitsende aktivieren

Schritt 3: Pausenzeiten korrekt erfassen

Pausen sind keine Arbeitszeit und müssen separat ausgewiesen werden. Folgende Mindestpausen schreibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in § 4 vor:

Tägliche Bruttoarbeitszeit	Gesetzliche Mindestpause
Bis 6 Stunden	Keine Pflichtpause
Mehr als 6 bis 9 Stunden	Mindestens 30 Minuten
Mehr als 9 Stunden	Mindestens 45 Minuten

Die Pause darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Die Mittagspause von 30 Minuten zählt dazu, sofern sie tatsächlich als Pause ohne Arbeitsverpflichtung stattfand.

Schritt 4: Überstunden und Mehrarbeit kennzeichnen

Arbeitszeiten über die vertraglich vereinbarte Sollzeit hinaus sind als Überstunden zu kennzeichnen. Je nach Tarifvertrag und Arbeitsvertrag gelten unterschiedliche Zuschlagspflichten. Wichtig: Auch Überstunden müssen vollständig mit Beginn und Ende erfasst werden — eine pauschale Angabe "2 Überstunden" ist nicht ausreichend.

Schritt 5: Monatliche Zusammenfassung erstellen

Am Ende jedes Abrechnungsmonats sollte eine Zusammenfassung pro Arbeitnehmer erstellt werden, die folgende Informationen enthält:

Summe der Arbeitstage
Gesamte Nettostunden (Ist-Stunden)
Verteilung auf Projekte / Kostenstellen
Abweichungen vom Soll (Fehlzeiten, Urlaub, Krankheit)
Überstundensaldo

Diese Zusammenfassung dient als Grundlage für die Lohnabrechnung und — wenn Projekte erfasst sind — für die monatliche Projektkostenrechnung.

Schritt 6: Genehmigungsprozess einhalten

Arbeitgeber sind für die inhaltliche Richtigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich. Ein strukturierter Genehmigungsprozess stellt sicher, dass Fehler und Unstimmigkeiten rechtzeitig erkannt werden:

Arbeitnehmer füllt Stundennachweis täglich aus und unterschreibt
Vorarbeiter / Bauleiter prüft am Ende der Woche auf Vollständigkeit und Plausibilität
Bauleiter oder HR genehmigt monatlichen Abschluss vor Weiterleitung an die Lohnbuchhaltung

Schritt 7: Aufbewahrung sicherstellen

Stundennachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Als lohnsteuerrelevante Belege gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO. Anforderungen an die Aufbewahrung:

Papier: geordnet, trocken, gegen unbefugten Zugriff gesichert
Digital: unveränderlich gespeichert (z. B. PDF/A), regelmäßiges Backup, Zugriffsprotokolle
Erreichbarkeit: Bei Zollkontrolle auf der Baustelle müssen Aufzeichnungen innerhalb kurzer Zeit vorgelegt werden können

Häufige Fehler

Fehler	Konsequenz	Lösung
Aufzeichnungen werden wöchentlich statt täglich erstellt	Ungenaue Zeitangaben; Beanstandung durch Zoll	Tägliche Erfassung als feste Routine einführen
Sammelerfassung für mehrere Mitarbeiter auf einem Zettel	Fehlende Personenzuordnung; nicht rechtssicher	Individuelles Formular pro Arbeitnehmer
Fehlende Pausendokumentation	Verstoß ArbZG; Verdacht auf Mindestlohnverstoß	Pausenzeiten immer explizit eintragen
Aufzeichnungen nur in der Muttersprache des Arbeitnehmers	Nicht verwertbar bei Zollkontrolle	Formulare zweisprachig oder auf Deutsch bereitstellen
Archivierung auf nicht gesichertem USB-Stick	Verlust der Dokumente; Aufbewahrungspflicht verletzt	Zentrale, gesicherte und redundante Speicherung

Quellen & Nachweise

§ 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz
§ 19 AEntG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz
§ 4 ArbZG — Ruhepausen — Bundesministerium der Justiz
§ 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — Bundesministerium der Justiz
Merkblatt Bauwirtschaft (PDF) — Generalzolldirektion

Stundennachweise korrekt führen: Anforderungen und Praxistipps