Auf einen Blick: Vier Schritte, bis die Zeiterfassung läuft — Projekte anlegen, Mitarbeiter anlegen, PINs vergeben, Tablet verbinden. Die Reihenfolge ist wichtig: Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf. Für die tägliche Bedienung danach gibt es eigene Anleitungen, auf die hier jeweils verwiesen wird.

Die Reihenfolge

Wer von vorn beginnt, geht am besten in dieser Reihenfolge vor. Jeder Schritt setzt den vorherigen voraus:

Projekte anlegen — sie bestimmen, worauf Stunden gebucht werden können
Mitarbeiter anlegen — mit Rolle und Arbeitszeit
PINs vergeben — nur wer eine PIN hat, erscheint am Tablet
Tablet verbinden — einmalig pro Gerät

Rechnen Sie mit einer halben Stunde für einen Betrieb mit zwei Dutzend Mitarbeitern.

Schritt 1: Projekte anlegen

Unter Projekte wird jedes Bauvorhaben angelegt, auf das später Stunden gebucht werden sollen. Nötig sind nur Name und Projektnummer; Ort und Zeitraum sind hilfreich, aber freiwillig.

Drei Dinge, die sich später auswirken:

Der Name erscheint am Tablet. Er sollte auf einer Kachel lesbar sein und sich von den anderen unterscheiden — „Halle Nord“ und „Halle Süd“ sind gut, zwei Varianten desselben Wortes weniger.
Nur aktive Projekte stehen zur Auswahl. Abgeschlossene Projekte deaktivieren, dann verschwinden sie vom Tablet, ohne dass die gebuchten Stunden verloren gehen.
Auch Büroarbeit braucht ein Projekt. Wer die Verwaltung mit erfasst, legt dafür ein eigenes Projekt an — sonst landen diese Stunden auf einer Baustelle, auf der niemand war.

Schritt 2: Mitarbeiter anlegen

Unter Benutzer wird jeder Mitarbeiter mit Name, E-Mail und Rolle angelegt. Die Rolle entscheidet, was jemand sieht:

Mitarbeiter — erfasst die eigene Zeit und sieht ausschließlich die eigenen Einträge
Bauleiter — sieht zusätzlich die Berichte der zugewiesenen Projekte
Büro (HR) — sieht alles, wertet aus, korrigiert und exportiert

Projekte zuweisen. Ein Mitarbeiter sieht in der App nur die Projekte, denen er zugewiesen ist — das geschieht unter Projekte → Projekt öffnen → Mitarbeiter zuordnen. Für das Stempeln am Tablet ist das nicht nötig: Dort stehen alle aktiven Projekte der Firma zur Auswahl, damit niemand vor einem leeren Bildschirm steht.

Ein Konto wieder loswerden. Ein Konto lässt sich zunächst deaktivieren; es verschwindet dann aus der Auswahl, bleibt aber vorhanden. Bei einem deaktivierten Konto erscheint zusätzlich Endgültig löschen — danach taucht es in keiner Liste mehr auf. Der Name bleibt bewusst an bereits erfassten Zeiten und Berichten stehen: Ein Nachweis, bei dem niemand mehr sagen kann, von wem er stammt, wäre bei einer Prüfung wertlos.

Arbeitszeit nicht vergessen. Ohne hinterlegte Arbeitszeit kann Rappo kein Soll berechnen — und ohne Soll keine Überstunden. In der Auswertung stehen bei dieser Person dann dauerhaft Striche statt Zahlen. Das ist Absicht: lieber keine Zahl als eine falsche.

Arbeitszeiten eintragen

Unter Benutzer → Bearbeiten → Arbeitszeiten wird ein Zeitraum angelegt: ein „Gültig ab“-Datum und die Stunden.

„Gültig ab“ ist der Tag, an dem die Zeiterfassung für diese Person beginnt. Für Tage davor entsteht kein Soll und damit auch kein Minus. Tragen Sie den tatsächlichen Starttag ein, nicht den Tag, an dem Sie das Konto anlegen.
Ändern sich die Stunden, kommt ein zweiter Zeitraum dazu — nicht eine geänderte Zahl im ersten. Wer ab dem 01.09. von 19,5 auf 28,5 Stunden erhöht, legt einen Zeitraum ab 01.09. an; der August bleibt unberührt. Ein Zeitraum gilt, bis der nächste beginnt — ein Enddatum gibt es nicht.
Ungleiche Wochen gehen über „Verteilung anpassen“. Dann erscheinen sieben Felder von Montag bis Sonntag, etwa Mo–Do je 8,0 und Fr 5,5 Stunden. Freie Tage bekommen eine 0. Wer eine gleichmäßige Woche hat, sieht davon nichts und trägt nur die Wochenstundenzahl ein.
Beim Austritt wird ein Zeitraum mit lauter Nullen angelegt. Danach entsteht kein Soll mehr, die Vergangenheit bleibt unverändert.

Die Verteilung wirkt auch auf Abwesenheiten: Ein Urlaubstag an einem Freitag mit 5,5 Stunden wird mit 5,5 Stunden gutgeschrieben, nicht mit 8. Jede Änderung an den Arbeitszeiten wird mit altem und neuem Stand protokolliert.

Schritt 3: PINs vergeben

Rappo Kiosk-Verwaltung mit der Geräteliste und der Vergabe von Mitarbeiter-PINs

Unter Zeiterfassung → Kiosk-Verwaltung stehen unten alle Mitarbeiter. Vier bis sechs Ziffern eintippen, Setzen — fertig. Wer bereits eine PIN hat, ist mit PIN aktiv gekennzeichnet und kann sie über Ändern neu bekommen.

Zwei Punkte, die im Gespräch mit den Monteuren helfen:

Nur wer eine PIN hat, erscheint am Tablet. Fehlt jemand in der Namensübersicht, fehlt die PIN.
Eine vergessene PIN kann niemand nachschlagen — auch das Büro nicht. Gespeichert ist nur eine unlesbare Prüfsumme. Bei Verlust wird einfach eine neue gesetzt.

Vermeiden Sie Geburtsjahre und 1234. Die PIN ist der Ausweis am Gerät — wer sie kennt, kann für jemanden stempeln.

Schritt 4: Tablet verbinden

In derselben Ansicht oben ein neues Gerät anlegen, benannt nach seinem Standort — etwa „Halle Schladen“. Rappo zeigt daraufhin ein Token an.

Das Token wird nur ein einziges Mal angezeigt. Kopieren Sie es sofort. Geht es verloren, legen Sie einfach ein neues Gerät an — nachträglich auslesen lässt es sich nicht.

Rappo Einrichtungsbildschirm am Tablet mit Feld zum Einfügen des Geräte-Tokens

Am Tablet dann /kiosk/setup aufrufen, das Token einfügen und auf Verbinden tippen. Danach zeigt das Gerät die Namensübersicht und ist einsatzbereit.

Das Token bleibt auf dem Gerät gespeichert. Es überlebt einen Neustart und ein normales Neuladen der Seite — verloren geht es nur, wenn jemand die Website-Daten des Browsers löscht. Beim Reinigen des Tablets oder beim Einspielen einer neuen Version genügt deshalb ein Neuladen; ein Zurücksetzen des Speichers ist nicht nötig und würde die Verbindung kappen.

Danach: die tägliche Bedienung

Damit läuft die Erfassung. Wie es weitergeht, steht in eigenen Anleitungen:

Am Wandtablet stempeln — für die Monteure: Einstempeln mit Projektwahl, Pause, Projektwechsel, Ausstempeln
Zeit nachtragen — wenn das Ausstempeln vergessen wurde, mit der Freigabe im Büro
Zeiterfassung auswerten — für das Büro: Soll, Ist, Überstunden, Korrekturen, Abwesenheiten und Export

Häufige Fragen

In welcher Reihenfolge muss ich vorgehen?

Projekte, dann Mitarbeiter, dann PINs, dann das Tablet. Ohne Projekt fehlt am Tablet die Auswahl, ohne Mitarbeiter gibt es niemanden für eine PIN, und ohne PIN erscheint niemand in der Namensübersicht.

Brauche ich für jedes Tablet ein eigenes Token?

Ja. Jedes Gerät wird einzeln angelegt und bekommt sein eigenes Token. So lässt sich ein verlorenes oder ausgetauschtes Tablet gezielt sperren, ohne die anderen zu betreffen.

Was passiert mit einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt?

Er wird deaktiviert, nicht gelöscht. Seine erfassten Zeiten bleiben für die Nachweispflicht erhalten, aber er erscheint nicht mehr am Tablet.

Kann ich Wochenstunden später nachtragen?

Ja, jederzeit. Die Auswertung rechnet danach auch für zurückliegende Zeiträume mit dem hinterlegten Soll.

Muss jeder Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse haben?

Für die Anmeldung in der App ja. Wer ausschließlich am Wandtablet stempelt, kommt in der Praxis mit PIN aus — die E-Mail bleibt dann ungenutzt.

Quellen & Nachweise

§ 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz
§ 16 ArbZG — Aushang und Arbeitszeitnachweise — Bundesministerium der Justiz

Zeiterfassung einrichten: Projekte, Mitarbeiter, PINs und Tablet