Auf einen Blick: Acht Schritte, bis Rappo im Betrieb läuft — in dieser Reihenfolge, weil jeder auf dem vorigen aufbaut. Ohne Projekt keine gebuchte Stunde, ohne PIN kein Name am Wandtablet, ohne hinterlegte Arbeitszeit keine Überstundenrechnung. Rechnen Sie mit ein bis zwei Stunden für einen Betrieb mit zwei Dutzend Leuten.

Wofür diese Seite da ist

Das Wiki hat für jeden Handgriff eine eigene Anleitung. Was ihm fehlte, ist der Anfang: Wer Rappo neu bekommt, sieht zwanzig Artikel und weiß nicht, welcher zuerst dran ist. Diese Seite ordnet sie — und sagt bei jedem Schritt, wozu er gut ist und was ohne ihn nicht funktioniert.

Was jede Firma hat und was dazugebucht wird

Fünf Bereiche sind immer da: Dashboard, Berichte, Projekte, Benutzer und Einstellungen. Alles andere sind Module, die pro Firma freigeschaltet werden — Zeiterfassung, Kiosk (das Wandtablet) und Fremdleistungen (Nachunternehmer ohne Login).

Praktisch heißt das: Steht ein Punkt nicht in der linken Navigation, ist das Modul für Ihre Firma nicht gebucht — nicht, dass Sie ihn übersehen hätten. Die Schritte 4, 5 und 8 unten betreffen nur Firmen mit den entsprechenden Modulen.

Schritt 1: Anmelden und Überblick verschaffen

Zuerst die eigene Anmeldung und ein Rundgang durch die Oberfläche. Zeitaufwand: zwei Minuten.

→ Anmeldung & Dashboard · dasselbe auf dem Smartphone · Rappo aufs Telefon holen

Schritt 2: Projekte anlegen

Jede Stunde und jeder Bericht hängt an einem Projekt. Deshalb ist das der erste inhaltliche Schritt — vorher lässt sich nichts erfassen. Gleich mit anlegen: die Tätigkeitsvorlagen, die im Berichtsformular zur Auswahl stehen.

Ohne diesen Schritt: Das Berichtsformular hat keine Projektauswahl, und am Wandtablet erscheint kein Projekt zum Buchen.

→ Projekte und Tätigkeitsvorlagen anlegen

Schritt 3: Benutzer anlegen und Arbeitszeiten hinterlegen

Jede Person bekommt ein Konto mit Rolle — Monteur, Bauleiter oder Büro. Dazu gehört die vertragliche Arbeitszeit: Ohne sie gibt es kein Soll, und ohne Soll ist jede Überstundenzahl bedeutungslos.

Ohne diesen Schritt: Niemand kann sich anmelden, und die Auswertung zeigt Stunden ohne Vergleichswert.

→ Benutzer verwalten und Arbeitszeiten pflegen

Schritt 4: Zeiterfassung einrichten (Modul)

PINs vergeben und, falls vorhanden, das Wandtablet mit der Firma verbinden. Beides einmalig.

Ohne diesen Schritt: Am Tablet erscheint niemand — dort steht nur, wer eine PIN hat.

→ Zeiterfassung einrichten

Schritt 5: Der tägliche Betrieb

Ab hier arbeitet die Mannschaft. Je nachdem, was Ihre Firma nutzt:

Am Wandtablet stempeln — Einstempeln, Projekt wechseln, Ausstempeln
Arbeitsbericht erstellen am Rechner oder auf dem Smartphone
Offline arbeiten — für Baustellen ohne Empfang, und wie Rappo auf den Startbildschirm kommt
Zeit nachtragen, wenn das Ausstempeln vergessen wurde

Schritt 6: Prüfen und freigeben

Eingereichte Berichte laufen beim Bauleiter und im Büro auf. Der Freigabeweg ist zweistufig und lässt sich pro Firma auf eine Stufe verkürzen.

→ Berichte genehmigen · unterwegs am Telefon

Schritt 7: Auswerten und exportieren

Der Monatsabschluss: Salden prüfen, vergessene Stempelungen klären, Abwesenheiten nachtragen und die Nachweise erzeugen, die bei einer Prüfung verlangt werden.

Zeiterfassung auswerten — Soll, Ist, Saldo je Person
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten eintragen
Berichte und Stunden exportieren — für Prüfung und Zoll

Schritt 8: Nachunternehmer einbinden (Modul)

Wenn Fremdfirmen auf Ihren Baustellen arbeiten: Sie bekommen einen Link ohne Login und reichen darüber Stunden und Tagesbericht ein.

→ Fremdleistungen im Büro · die Sicht des Nachunternehmers

Was in welcher Reihenfolge voneinander abhängt

Projekt vor allem anderen. Stunden und Berichte brauchen eines.
Benutzer vor PIN. Am Tablet erscheint nur, wer ein Konto und eine PIN hat.
Arbeitszeit vor Auswertung. Ohne hinterlegtes Soll bleiben Saldo und Überstunden leer — und zwar rückwirkend nur ab dem ersten hinterlegten Zeitraum.
Projektzuordnung vor dem ersten Bericht. In der App sieht ein Monteur nur zugewiesene Projekte; am Wandtablet stehen dagegen alle aktiven.
Freigabe vor Export. Der Status steht im Nachweis; ein nicht freigegebener Bericht ist als Beleg wenig wert.

Häufige Fragen

Wir wollen erst einmal nur die Zeiterfassung, keine Berichte.

Dann sind die Schritte 1 bis 4, der Kiosk-Teil aus Schritt 5 und Schritt 7 dran. Berichte lassen sich jederzeit später dazunehmen; die Projekte und Konten stehen dann schon.

Muss jeder Mitarbeiter ein Konto haben, auch wenn er nur stempelt?

Ja. Das Konto ist die Person, an der Zeiten, Sollstunden und Auswertung hängen. Ein Konto ohne Anmeldung am Telefon ist völlig in Ordnung — fürs Wandtablet genügt die PIN.

Wie lange dauert die Einrichtung wirklich?

Für zwei Dutzend Mitarbeiter und eine Handvoll Projekte: ein bis zwei Stunden, verteilt auf Schritt 2 und 3. Der Rest sind Minuten.

Was, wenn wir mitten in einem Projekt anfangen?

Kein Problem. Legen Sie die laufenden Projekte an und beginnen Sie mit dem Erfassen ab dem Starttag. Zeiten von davor werden nicht rückwirkend erfunden — was auf Papier existiert, bleibt auf Papier.

Rappo einrichten: in dieser Reihenfolge