Projekte und Tätigkeitsvorlagen anlegen
Schritt 2 von 8 im Einrichtungsweg · Vorher: Anmeldung & Dashboard · Danach: Benutzer und Arbeitszeiten
Auf einen Blick: Projekte legt nur die Verwaltung an, unter „Projekte“ → „Neues Projekt“. Ein Projekt wird nie gelöscht, nur deaktiviert — gebuchte Stunden und Berichte bleiben erhalten. Tätigkeitsvorlagen je Projekt sind der Grund, warum ein Monteur seinen Bericht in Sekunden statt mit Freitext ausfüllt.
Wofür das gedacht ist
Jede Stunde, jeder Bericht und jeder Kiosk-Stempel hängt an einem Projekt. Ohne Projekt kein Bericht — die Projektauswahl ist der erste Schritt in jedem Formular. Wer Projekte anlegt, entscheidet damit auch, was Monteure später zur Auswahl bekommen: Ein Projekt ohne Tätigkeitsvorlagen zwingt jeden dazu, seine Arbeit von Hand einzutippen. Ein Projekt mit fünf, sechs passenden Vorlagen macht daraus einen Klick.
Schritt 1: Projekt anlegen
Unter „Projekte“ öffnet der Knopf „Neues Projekt“ ein Formular mit diesen Feldern:
- Projektname (Pflichtfeld) — erscheint überall dort, wo ein Projekt zur Auswahl steht: im Berichtsformular, in der Projektliste, auf der Kachel am Wandtablet in der Kiosk-Ansicht.
- Projektnummer — taucht als „Nr. …“ auf der Kiosk-Kachel neben dem Namen auf und steht als eigene Zeile „Projektnummer“ in jedem PDF- und Excel-Export. Wer intern mit Auftragsnummern arbeitet, trägt sie hier ein, sonst bleibt das Feld leer.
- Ort, Adresse, PLZ — reine Anzeige, ohne Auswirkung auf Berichte oder Export.
- Start- und Enddatum — ebenfalls nur Anzeige. Ein Projekt läuft nach dem Enddatum technisch weiter; nichts wird automatisch beendet oder aus der Auswahl entfernt.
- Standard-Startzeit / Standard-Endzeit — dazu mehr in Schritt 4.
- Breitengrad / Längengrad unter „Erweiterte Optionen“ — für Baustellen, deren GPS-Position schon vorher bekannt ist.
Nur HR-Admins sehen den Knopf „Neues Projekt“ und können ein Projekt bearbeiten. Bauleiter sehen die Liste, dürfen aber an einem bestehenden Projekt nur die Standard-Arbeitszeiten ändern (Schritt 4) — Name, Adresse oder Zeitraum bleiben ihnen verschlossen, das API-Backend weist entsprechende Änderungsversuche zurück.
Schritt 2: Aktiv/inaktiv statt löschen
Ein Projekt lässt sich in Rappo nicht löschen — es gibt dafür keine Funktion, weder in der Liste noch in der Projektdetailseite. Das ist Absicht: Berichte, gebuchte Stunden und Fotos hängen per Datenbankverweis am Projekt. Ein HR-Admin deaktiviert es stattdessen über das Drei-Punkte-Menü in der Projektliste.
Was dabei passiert:
- Das Projekt verschwindet aus der Auswahl im Berichtsformular (Desktop und Mobil) — niemand kann für ein deaktiviertes Projekt einen neuen Bericht anlegen.
- Bereits vorhandene Berichte, Stunden und Fotos bleiben unverändert einsehbar, in der Auswertung und im Export.
- Auch die Kachel am Wandtablet verschwindet, sobald ein Kiosk-Gerät das nächste Mal aktualisiert (spätestens nach 30 Sekunden) — dort werden ausschließlich aktive Projekte angezeigt.
Deaktivieren lässt sich rückgängig machen. Die Projektliste zeigt zunächst nur aktive Projekte. Ein deaktiviertes Projekt taucht unter dem Filter „Inaktiv“ (oder „Alle“) oberhalb der Liste wieder auf; im Drei-Punkte-Menü seiner Karte findet sich dort „Aktivieren“. Vor dem Deaktivieren fragt Rappo einmal nach, vor dem Aktivieren nicht — der Weg zurück soll nicht verstellt sein.
Schritt 3: Mitarbeiter zuordnen
Über „Verwalten“ auf der Projektkarte kommt man zur Projektdetailseite. Dort ordnet der Knopf „Mitarbeiter hinzufügen“ eine Person diesem Projekt zu, wahlweise als Arbeiter oder — in Firmen mit Bauleiter-Ebene — als Bauleiter. HR-Admins und Bauleiter können zuordnen und entfernen.
Hier liegt der Punkt, der im Büro am häufigsten für Rückfragen sorgt: Die Zuordnung entscheidet, was ein Monteur in der App sieht, aber nicht, was am Wandtablet steht.
- In der App (Dashboard, Berichtsformular) sieht ein Monteur ausschließlich Projekte, denen er hier zugeordnet ist.
- Am Wandtablet (Kiosk-Stempeluhr) stehen alle aktiven Projekte der Firma zur Auswahl — unabhängig von der Zuordnung. Das ist eine bewusste Entscheidung im Code: Die Zuordnungsliste wird für den Kiosk nicht gepflegt, ein Filter danach würde der Kolonne am Gerät im Zweifel gar keinen Stempel-Knopf mehr anbieten.
Praktisch heißt das: Ein Monteur, der nur über den Kiosk stempelt, kann sich für jedes aktive Projekt einstempeln, auch für eines, dem er nie zugeordnet wurde. Wer Berichte über die App schreibt, sieht dagegen nur seine zugewiesenen Projekte. Beide Wege sind gewollt unterschiedlich streng.
Schritt 4: Tätigkeitsvorlagen pflegen
Unter „Tätigkeiten“ auf derselben Projektdetailseite legt HR oder Bauleitung fest, was im Berichtsformular als Auswahl-Chip erscheint, sobald jemand dieses Projekt wählt. Jede Vorlage hat einen Namen, optional eine Kategorie (Bauarbeiten, Vorbereitungsarbeiten, Abschlussarbeiten, Wartung, Sonstiges) und eine Beschreibung, die als Tooltip erscheint.
Wie viele sind sinnvoll? So viele, wie an einem normalen Tag auf dieser Baustelle tatsächlich vorkommen — eine lange Liste zum Scrollen kostet auf dem Handy mehr Zeit, als sie spart. Fehlt eine Tätigkeit, tippt der Monteur sie im Formular über „Eigene Tätigkeit hinzufügen“ frei ein; das funktioniert auch für Projekte ohne eine einzige Vorlage.
Löscht die Verwaltung eine Vorlage, die bereits in Berichten verwendet wurde, ändert sich an diesen Berichten nichts: Ein Bericht speichert den Namen der Tätigkeit zum Zeitpunkt der Auswahl als eigene Kopie, keinen Verweis auf die Vorlage. Gelöscht wird sie nur aus der künftigen Auswahl — genauer: sie wird auf inaktiv gesetzt und verschwindet aus der Liste, technisch bleibt sie in der Datenbank stehen.
Häufige Fragen
Ein Projekt ist versehentlich deaktiviert — wie sofort zurückholen?
In der Projektliste oben den Filter „Inaktiv“ wählen, dann im Drei-Punkte-Menü der Karte „Aktivieren“. Das Projekt steht sofort wieder in der Auswahl der Monteure, am Wandtablet spätestens nach 30 Sekunden. Berichte, Stunden und Fotos waren in der Zwischenzeit nie weg.
Kann ich ein Projekt komplett löschen, wenn es nie genutzt wurde?
Nein, es gibt keine Löschfunktion für Projekte — auch nicht für ein leeres, gerade erst angelegtes. Deaktivieren ist der einzige Weg, ein Projekt aus der aktiven Auswahl zu nehmen.
Wirkt sich die Standard-Startzeit auf die Stempeluhr aus?
Nein. Standard-Start- und -Endzeit füllen ausschließlich die Von/Bis-Felder im Arbeitsbericht vor, sobald jemand das Projekt auswählt — auf dem Desktop nur, solange die Zeiten noch nicht von Hand verändert wurden, im mobilen Formular bei jeder Projektwahl neu. Mit der tatsächlichen Kommen/Gehen-Zeiterfassung am Kiosk oder in „Zeiterfassung“ hat das Feld nichts zu tun. Bleibt es leer, gilt 07:00–16:00.
Warum sieht ein Monteur ein Projekt am Wandtablet, aber nicht in seiner App?
Weil beide Wege unterschiedliche Listen verwenden: Die App zeigt nur zugewiesene Projekte (Schritt 3), der Kiosk alle aktiven Projekte der Firma. Das ist kein Fehler, sondern schließt eine Lücke — ohne diese Regel könnte eine Kolonne am Gerät ohne vorherige Zuordnung gar keinen Stempel-Knopf sehen.
Wer darf Tätigkeitsvorlagen anlegen und löschen?
HR-Admins und Bauleiter, für jedes Projekt der eigenen Organisation — nicht nur für die, denen sie selbst als Bauleiter zugeordnet sind.