Benutzer verwalten und Arbeitszeiten pflegen

Wofür das gedacht ist

Zwei Dinge hängen an dieser Seite: wer sich überhaupt anmelden darf, und wogegen die Überstundenrechnung rechnet. Beides sieht ausschließlich HR Admin — Monteur und Bauleiter haben im Menü keinen Eintrag „Benutzer“, die Seite existiert für sie nicht. Wer die Arbeitszeit falsch oder gar nicht pflegt, bekommt keinen Fehler, sondern eine stille Folge: Der Saldo in der Auswertung bleibt leer oder zeigt eine Zahl, die niemand erklären kann.

Schritt 1: Benutzer anlegen

Über den Knopf „Neuer Benutzer“ öffnet sich ein Formular mit vier Pflichtfeldern: Vorname, Nachname, E-Mail und Rolle. Personalnummer, Telefon und die Wochenstunden sind optional. Es gibt kein Passwortfeld — nach dem Speichern verschickt Rappo eine Einladungs-Mail mit einem Link, über den die Person ihr eigenes Passwort setzt. HR Admin sieht das Passwort nie und muss keins weitergeben.

Eine E-Mail-Adresse gehört immer zu genau einem Konto, auch über Organisationsgrenzen hinweg. Eine Adresse, die in einer Test- oder Demo-Organisation schon existiert, lässt sich für einen echten Kunden nicht zweitverwenden — das Formular meldet das mit einer klaren Fehlermeldung statt eines allgemeinen Serverfehlers.

Das Feld „Wochenstunden (Soll)“ legt beim Anlegen den ersten Arbeitszeitraum an, gültig ab dem heutigen Tag, gleichmäßig auf Montag bis Freitag verteilt. Bleibt es leer, übernimmt Rappo die Standardwoche der Organisation. Diese Standardwoche ist keine feste 40-Stunden-Regel, sondern eine Kundeneinstellung — bei Rappo hinterlegt, nicht in der Oberfläche editierbar. Ist für die Organisation nichts hinterlegt, gilt ersatzweise eine 40-Stunden-Woche, damit ein neues Konto nie stillschweigend ohne jedes Soll dasteht.

Schritt 2: Rollen und was sie dürfen

Drei Rollen, mit steigendem Zugriff. Was jemand sieht, hängt nicht nur von Berechtigungsprüfungen im Hintergrund ab, sondern schon vom Menü — ein Monteur bekommt gar nicht erst die Option, eine Seite aufzurufen, die für ihn ohnehin nichts anzeigen würde.

Arbeiter (Monteur)

• Sieht im Menü nur Zeiterfassung und die eigenen Berichte.
• Legt eigene Berichte an, bearbeitet sie im Entwurf und reicht sie ein.
• Sieht nur Projekte, denen er zugewiesen ist.
• Hat keinen Zugriff auf die Benutzerverwaltung oder fremde Arbeitszeiten.

Bauleiter (Site Manager)

• Sieht zusätzlich Projekte und Auswertungen im Menü.
• Genehmigt eingereichte Berichte der zugewiesenen Projekte (erste Stufe).
• Sieht die Kollegen auf seinen Projekten, kann aber weder Konten anlegen noch Arbeitszeiten ändern — dafür fehlt ihm sowohl der Menüpunkt als auch die Berechtigung auf der API.

HR Admin (Büro)

• Einzige Rolle mit Zugriff auf „Benutzer“: anlegen, bearbeiten, deaktivieren, endgültig löschen.
• Einzige Rolle, die Arbeitszeiten pflegen darf — sowohl in der Oberfläche als auch auf Datenbankebene durchgesetzt.
• Sieht alle Berichte der Organisation und erteilt die zweite, finale Genehmigung.
• Verwaltet, falls das Kiosk-Modul aktiv ist, auch die Wandtablets und die Mitarbeiter-PINs.

Schritt 3: Arbeitszeiten pflegen — das eigentlich Erklärungsbedürftige

Beim Bearbeiten eines vorhandenen Kontos ersetzt das einzelne Stundenfeld ein Editor für Zeiträume. Das ist kein Zufall: Eine einzige Zahl kann nicht sagen, seit wann sie gilt, kann eine Erhöhung nicht ohne Rückwirkung abbilden und kann keine ungleiche Woche darstellen. Genau diese drei Probleme haben beim Piloten in der ersten Woche zu handfesten Beschwerden geführt, unter anderem zu einem Konto mit über 50 Minusstunden bei einer Person, die noch nie gestempelt hatte.

Das Modell in einem Satz

Eine Person hat eine Liste von Zeiträumen, jeder mit einem Startdatum („Gültig ab“). Für einen bestimmten Tag gilt immer der jüngste Zeitraum, dessen Startdatum nicht in der Zukunft liegt. Ein Enddatum gibt es bewusst nicht: Ein Zeitraum läuft, bis der nächste beginnt. Dadurch können weder Lücken noch Überschneidungen entstehen — sie sind durch das Modell ausgeschlossen, nicht nur durch eine Prüfung verboten.

Warum ein neues Konto mit Minusstunden dastehen kann

Der früheste Zeitraum einer Person ist zugleich ihr Startpunkt für die Sollzeit. Für jeden Tag davor gibt es kein Soll und damit auch kein Minus — unabhängig davon, wann das Konto technisch angelegt wurde. Steht trotzdem ein großes Minus da, hat der erste Zeitraum ein zu frühes Datum: Er beginnt vor dem Tag, an dem die Person tatsächlich angefangen hat zu stempeln. Korrektur: den ersten Zeitraum öffnen und „Gültig ab“ auf das echte Startdatum setzen.

Stundenänderung ab einem Stichtag

Wer ab dem Ersten des Monats mehr oder weniger arbeitet, bekommt keinen geänderten bestehenden Zeitraum, sondern einen zusätzlichen über „Zeitraum hinzufügen“. Der neue Zeitraum beginnt am gewünschten Datum und übernimmt zunächst die bisherige Verteilung als Ausgangspunkt. Alles vor diesem Datum bleibt unverändert — eine rückwirkende Änderung der Vergangenheit ist im Formular gar nicht vorgesehen.

Ungleiche Wochen: Montag bis Donnerstag 8 Stunden, Freitag 5,5

Im Normalfall reicht eine Zahl: Wochenstunden eintragen, Rappo verteilt sie gleichmäßig auf Montag bis Freitag. Über den Knopf „Verteilung anpassen“ erscheinen sieben Tagesfelder, in denen jeder Wochentag einzeln in Stunden eingetragen wird — Kommazahlen wie 5,5 sind erlaubt. Damit lässt sich sowohl eine Vier-Tage-Woche abbilden als auch ein kürzerer Freitag, ohne dass die restliche Woche mitverändert wird.

Austritt

Es gibt kein „Konto beenden“-Feld bei den Arbeitszeiten. Ein Austritt wird als neuer Zeitraum ab dem letzten Arbeitstag angelegt, bei dem alle sieben Tagesfelder auf null stehen. Ab diesem Datum entsteht kein Soll mehr, also auch kein Minus für nicht mehr gearbeitete Tage. Das Konto selbst bleibt davon unberührt — Deaktivieren ist ein eigener Schritt, siehe unten.

Was, wenn gar kein Zeitraum hinterlegt ist

Dann bleibt der Bereich leer mit dem Hinweis, dass für diese Person weder Soll noch Überstunden berechnet werden. Das ist bewusst so und keine Fehlermeldung: Ein fehlender Zeitraum macht ein Konto nicht unbrauchbar, es fehlt nur die Grundlage für den Saldo, bis HR sie nachträgt.

Schritt 4: Deaktivieren oder endgültig löschen

Das sind zwei getrennte Schritte, absichtlich nicht ein einziger Knopf. „Deaktivieren“ setzt das Konto auf inaktiv: Die Person kann sich nicht mehr anmelden und taucht in Auswahllisten für neue Projektzuweisungen nicht mehr auf, bleibt aber in der Benutzerliste sichtbar (mit dem Hinweis „Inaktiv“) und lässt sich jederzeit wieder aktivieren. Das ist der Normalfall bei einem Austritt.

„Endgültig löschen“ erscheint erst, wenn ein Konto bereits deaktiviert ist, und fragt vor der Ausführung noch einmal nach. Danach verschwindet das Konto aus jeder Liste — auch aus der Benutzerverwaltung selbst — und lässt sich über die Oberfläche nicht zurückholen. Hart gelöscht wird die Zeile trotzdem nie: Bereits erfasste Zeiten, eingereichte Berichte und Einträge im Audit-Log hängen an der Person, und ein Bericht, dessen Verfasser sich nicht mehr benennen lässt, ist bei einer Prüfung wertlos. Die Rückmeldung nach dem Löschen nennt deshalb, wie viele Zeiteinträge, Berichte und Abwesenheiten erhalten bleiben — sie behalten den Namen der Person, so wie er beim Löschen zuletzt stand.

Schritt 5: PIN fürs Wandtablet

Ein geteiltes Wandtablet kennt keinen eingeloggten Benutzer — Monteure wählen dort ihren Namen aus einer Liste und bestätigen mit einer PIN. Diese PIN wird nicht beim Anlegen des Kontos vergeben, sondern separat unter „Kiosk-Verwaltung“ → „Mitarbeiter-PINs“. Dort erscheint jede aktive Person mit der Rolle Arbeiter; eine PIN aus vier bis sechs Ziffern lässt sich setzen, ändern oder entfernen. Ohne PIN kann die Person am Tablet nicht stempeln, über die normale Zeiterfassung in der App aber weiterhin.

Häufige Fragen

Warum steht ein neuer Mitarbeiter sofort mit Minusstunden da?

Weil der erste Arbeitszeitraum ein Startdatum vor dem tatsächlichen Beginn hat — meist, weil er automatisch auf den Tag der Kontoanlage oder der Umstellung gesetzt wurde, während die Person erst später angefangen hat zu stempeln. Zeitraum öffnen, „Gültig ab“ korrigieren. Vor diesem Datum entsteht danach kein Soll mehr.

Rechnet Rappo den ganzen Monat neu, wenn ich mitten drin die Stunden ändere?

Nein. Eine Änderung ist immer ein neuer Zeitraum ab dem gewünschten Stichtag. Alles davor bleibt exakt so stehen, wie es berechnet wurde — auch wenn die Auswertung erst Wochen später aufgerufen wird.

Wo sehe ich, wer eine Arbeitszeit wann geändert hat?

Jede Änderung landet mit altem und neuem Stand im Audit-Log der Organisation. Eine Oberfläche, die dieses Protokoll anzeigt, gibt es aktuell nicht — bei Bedarf hilft nur ein direkter Blick in die Datenbank. Verlassen Sie sich im Alltag nicht darauf, die Änderung selbst in der App nachvollziehen zu können.

Kann ich eine gelöschte Person wiederherstellen?

Über die Oberfläche nicht. „Endgültig löschen“ ist als bewusster Schlusspunkt gedacht, nicht als weiterer Zwischenschritt — deshalb verlangt Rappo vorher eine Deaktivierung und eine zusätzliche Bestätigung. Für Konten, bei denen Unsicherheit besteht, reicht meist das einfache Deaktivieren; das lässt sich jederzeit rückgängig machen.

Was passiert mit Berichten, wenn das Konto weg ist?

Sie bleiben erhalten und zeigen weiterhin Vor- und Nachname der Person, die sie verfasst hat. Nur das Konto selbst ist aus jeder Liste und jeder neuen Zuweisung verschwunden.

Weiterführende Artikel

• Zeiterfassung auswerten — der Saldo dort rechnet exakt gegen die hier hinterlegten Zeiträume.
• Am Kiosk stempeln — wie Monteure die hier vergebene PIN am Wandtablet benutzen.
• Zeiterfassung einrichten — das Modul selbst aktivieren, bevor Arbeitszeiten überhaupt etwas bewirken.
• Vergessene Stempelung nachtragen — Korrekturen am Ist, nicht am Soll.