Fremdleistungen in Rappo: Nachunternehmer-Stunden ohne Login einsammeln
Auf einen Blick: Fremdleistungen ist ein Zusatzmodul. Ist es freigeschaltet, bekommt jeder Nachunternehmer einen dauerhaften Link ohne Login. Darüber reicht seine Kolonne Stunden und Tagesbericht ein; im Büro laufen die Belege in einer Prüf-Queue auf und werden freigegeben oder mit einem Kommentar zurückgewiesen. Der Nachunternehmer bekommt dabei kein Rappo-Konto und sieht nichts außer seinen eigenen Berichten.
Eigenes Modul, nicht Teil des Grundpakets. Fremdleistungen wird pro Firma freigeschaltet, genauso wie Zeiterfassung und Kiosk. Steht in der linken Navigation kein Punkt Fremdleistungen, ist das Modul für Ihre Firma nicht gebucht — dann hilft eine kurze Nachricht an uns. Umgekehrt gilt: Wird das Modul abgeschaltet, sind alle ausgegebenen Zugangslinks im selben Moment tot. Bereits eingereichte Belege bleiben erhalten.
Wofür das Modul gedacht ist
Ein Nachunternehmer gibt heute zwei Papiere ab: einen Stundenzettel (wer war wie lange da) und einen Tagesbericht (was wurde gemacht). Beides kommt verspätet, unvollständig oder gar nicht im Büro an — dasselbe Problem wie bei den eigenen Leuten, nur ohne Hebel, weil die Fremdfirma keine Rappo-Nutzer hat und auch keine bekommen soll.
Daraus folgen drei Dinge, die im Betrieb wirklich wehtun:
- Haftung. Nach § 13 MiLoG haftet der Auftraggeber für den Mindestlohn der Beschäftigten seiner Nachunternehmer — verschuldensunabhängig. Ohne belastbare Stundennachweise gibt es dagegen wenig in der Hand.
- Rechnungsprüfung. Ohne erfasste Stunden lässt sich die Rechnung des Nachunternehmers nur nach Gefühl prüfen.
- Projektzahlen. Solange Fremdstunden fehlen, ist jede Nachkalkulation unvollständig.
Was das Modul nicht ist
- Kein Konto für den Nachunternehmer. Keine Einladung, kein Passwort, kein zusätzlicher Nutzerplatz. Der Zugang ist ein Link plus PIN.
- Kein Ersatz für den eigenen Bericht. Eigen- und Fremdleistung bleiben getrennt erfasst.
- Keine Zeiterfassung im Sinne von Kommen und Gehen. Der Nachunternehmer meldet fertige Tageszeiten; Rappo stempelt für ihn nichts und rechnet keine Pausen.
Schritt 1: Nachunternehmer anlegen
Unter Fremdleistungen → Nachunternehmer & Links wird jede Fremdfirma einmal angelegt. Pflicht ist nur der Firmenname. Ansprechpartner, E-Mail, Telefon und USt-IdNr. sind freiwillig — die USt-IdNr. lohnt sich, weil sie bei der Rechnungsprüfung ohnehin gebraucht wird.
Diese Seite ist dem Büro (HR) vorbehalten. Bauleiter dürfen Belege prüfen, aber keine Firmen und keine Zugänge anlegen.
Deaktivieren statt löschen. Ist die Zusammenarbeit beendet, wird der Nachunternehmer deaktiviert. Seine Zugänge funktionieren dann nicht mehr, die eingereichten Belege bleiben als Nachweis erhalten.
Schritt 2: Zugangslink erzeugen
Ein Zugangslink gehört nicht der Firma, sondern einer Kolonne. Drei Angaben entscheiden darüber, was damit möglich ist:
- Bezeichnung — steht später in der Liste und im Beleg, etwa „Kolonne Nord“. Bei mehreren Trupps lohnt sich je Trupp ein eigener Link: Man sieht, wer ihn benutzt, und kann einen einzelnen widerrufen, ohne die anderen auszusperren.
- PIN-Schutz (empfohlen) — vier bis sechs Ziffern. Der Link allein genügt dann nicht; die PIN wird beim ersten Öffnen abgefragt und für 30 Tage auf dem Gerät gemerkt.
- Projekt-Einschränkung — entweder alle aktiven Projekte oder eine Auswahl. Die Auswahl ist der Normalfall: Ein Nachunternehmer, der auf zwei Baustellen arbeitet, hat auf der dritten nichts verloren und soll sie auch nicht sehen.
Schritt 3: Den Link weitergeben — er wird nur einmal angezeigt
Direkt nach dem Erzeugen erscheint der vollständige Link mit einem Kopier-Knopf. Danach ist er nicht mehr abrufbar. Gespeichert wird nur eine Prüfsumme — niemand im Büro und niemand bei uns kann den Link nachträglich auslesen. Das ist dieselbe Konstruktion wie bei einem Passwort und der Grund, warum es hier keinen „Link erneut anzeigen“-Knopf gibt.
Praktisch heißt das: kopieren und sofort weitergeben, am besten per E-Mail an den Ansprechpartner der Fremdfirma. Geht der Link verloren, wird ein neuer erzeugt und der alte widerrufen.
In der Liste darunter steht zu jedem Zugang, ob er PIN-geschützt ist, wie viele Projekte er sieht und wann er zuletzt benutzt wurde. „Noch nie genutzt“ nach zwei Wochen ist die Antwort auf die Frage, warum keine Belege kommen: Der Link ist beim Polier nie angekommen.
Schritt 4: Die Prüf-Queue
Fremdleistungen öffnet immer mit den offenen Belegen — das ist die eigentliche Arbeit. Daneben liegen die freigegebenen und die zurückgewiesenen, jeweils mit Anzahl. Gefiltert wird nach Projekt, Nachunternehmer und Zeitraum.
Jede Zeile zeigt, was für eine erste Einschätzung reicht: Nachunternehmer, Projekt, Tag, Anzahl der Personen und die Summe der Stunden. Ein Klick öffnet den Beleg.
Eine Mail bekommen Sie nicht. Es gibt derzeit keine Benachrichtigung, wenn ein Beleg eingeht — die Prüf-Queue ist der Ort, an dem sie auflaufen. Ein kurzer Blick pro Tag genügt.
Schritt 5: Beleg prüfen und freigeben
Der Beleg zeigt oben, worum es geht: Nachunternehmer, Projekt, Tag, wer ihn abgeschickt hat und wann. Darunter die Kolonne — eine Zeile je Person mit Qualifikation, Von–Bis, Pause und Stunden, dazu die Summe.
Genau das ist der Unterschied zum eigenen Bericht: Unser Bericht ist eine Person und ein Tag, ein Nachunternehmer-Beleg ist eine Kolonne — mehrere Personen mit eigenen Zeiten auf einem Blatt.
Worauf beim Prüfen zu achten ist:
- Behinderungen. Hat der Polier Wartezeiten oder Erschwernisse eingetragen, steht das in einem eigenen Kasten. Das ist die Grundlage für Nachträge und sollte nicht überlesen werden.
- Auffälligkeiten. Ein Hinweis oben am Beleg zeigt, dass der Nachunternehmer den Tag selbst als auffällig markiert hat.
- Fotos. Weiter unten stehen die Aufnahmen, Behinderungen zuerst. An jedem Bild steht, von wem es stammt. Sie können eigene Fotos ergänzen; sie werden als Ihre Aufnahme gekennzeichnet. Fotos des Nachunternehmers lassen sich nicht löschen — ein Nachweis, aus dem der Auftraggeber die Bilder der Gegenseite entfernen kann, wäre als Beweismittel wertlos.
- PDF. Der Knopf oben erzeugt das Blatt zum Abheften oder Weiterleiten — auch für einen noch offenen Beleg, etwa für eine Rückfrage zur Rechnung.
Freigeben schließt den Beleg ab. Danach wird er nicht mehr verändert, und die Stunden zählen als geprüft.
Schritt 6: Zurückweisen mit Kommentar
Stimmt etwas nicht, geht der Beleg mit einem Kommentar zurück. Der Kommentar ist Pflicht, und der Nachunternehmer bekommt ihn wörtlich zu sehen — er sollte also sagen, was zu tun ist: „Die Stunden von Herrn Kowalski fehlen. Bitte ergänzen und erneut einreichen.“
Der zurückgewiesene Beleg wird über denselben Link wieder bearbeitbar und steht im Portal des Nachunternehmers ganz oben. Das ist die Rückfrageschleife, die heute per Telefon läuft — mit dem Unterschied, dass sie am Beleg dokumentiert ist.
Der Nachunternehmer wird darüber nicht aktiv benachrichtigt. Er sieht die Rückfrage, sobald er das Portal das nächste Mal öffnet. Bei eiligen Fällen also weiterhin kurz anrufen.
Wer darf was
- Büro (HR) — Nachunternehmer und Zugangslinks anlegen, widerrufen, alle Belege prüfen und freigeben.
- Bauleiter — Belege der Projekte prüfen und freigeben, denen er zugewiesen ist. Kein Zugriff auf Firmen und Zugänge.
- Monteure — sehen das Modul nicht.
Die Freigabe ist einstufig, anders als beim eigenen Bericht mit Bauleiter und anschließend Büro. Der Grund: Es gibt in Rappo keinen „Bauleiter des Nachunternehmers“, der eine erste Stufe abzeichnen könnte.
Datenschutz: fremde Beschäftigte
Auf einem solchen Beleg stehen Namen von Beschäftigten einer anderen Firma. Das ist kein Nebenschauplatz, sondern ein Punkt, den ein Prüfer anfasst:
- Zweckbindung. Nachweis nach MiLoG und AEntG sowie Rechnungsprüfung. Nichts anderes.
- Datenminimierung. Erfasst werden Name, Qualifikation und Zeiten — kein Geburtsdatum, keine Adresse, keine Ausweisnummer.
- Information der Betroffenen. Der Nachunternehmer muss seine Leute darüber informieren, dass diese Daten an den Auftraggeber gehen. Im Portal steht der Hinweis dazu über dem Absenden-Knopf.
- Aufbewahrung. § 17 MiLoG verlangt mindestens zwei Jahre; abrechnungsrelevante Belege unterliegen darüber hinaus den steuerlichen Fristen.
Häufige Fragen
Kostet jeder Nachunternehmer einen Nutzerplatz?
Nein. Nachunternehmer haben keine Konten und verbrauchen keine Plätze. Bezahlt wird das Modul, nicht die Zahl der Fremdfirmen.
Der Link ist verloren gegangen. Kann ich ihn noch einmal anzeigen?
Nein — gespeichert ist nur eine Prüfsumme. Erzeugen Sie einen neuen Link und widerrufen Sie den alten.
Was passiert beim Widerrufen mit den bereits eingereichten Belegen?
Sie bleiben unverändert erhalten, samt Herkunftsnachweis. Widerrufen heißt nur: Mit diesem Link kommt niemand mehr herein.
Kann eine Kolonne an einem Tag zwei Belege für dasselbe Projekt abgeben?
Ja, denn zwei Schichten an einem Tag kommen vor. Rappo weist den Nachunternehmer beim Absenden darauf hin, dass für diesen Tag und dieses Projekt schon ein Bericht existiert, verbietet es aber nicht.
Kann ich Zeiten im Beleg korrigieren?
Nein. Der Beleg ist die Erklärung des Nachunternehmers und wird vom Auftraggeber nicht umgeschrieben. Stimmt etwas nicht, geht er mit Kommentar zurück und wird von dort korrigiert eingereicht.
Funktioniert das Portal ohne Empfang?
Nein. Das Portal des Nachunternehmers braucht eine Verbindung; abgeschickt wird typischerweise am Ende der Schicht.
Verwandte Begriffe
Quellen & Nachweise
- § 13 MiLoG — Haftung des Auftraggebers — Bundesministerium der Justiz
- § 14 AEntG — Haftung des Auftraggebers — Bundesministerium der Justiz
- § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten — Bundesministerium der Justiz